本文為 Otter.ai、Fireflies.ai 與 Microsoft 官方隱私政策、說明中心與技術文件的整理比較，不是實測評測。文中每一項保留天數與刪除規則都附原始出處與本次查證日期（2026-08-08）；查不到明確天數的地方，本文會直接說「官方沒寫」，不憑印象補。
先講結論
- 「AI 會議記錄工具的資料保留多久」沒有一個統一答案，因為決定的人根本不是同一個。Otter 消費方案是你自己按刪除，Fireflies 是廠商預設的政策，Microsoft Teams 則是你公司 IT 設定的參數。問「留多久」之前，要先問「誰在管」。
- 「刪除」和「保留」是兩件常被混在一起的事。手動刪除（丟垃圾桶多久才真的清）、自動保留（放著不管會不會過期）、關帳號後多久清空，是三條不同的時間線，中文文章幾乎都混著講。
- Otter 消費方案：刪掉的對話會進垃圾桶，滿 30 天才永久清除。但帳號還在、你沒動它的資料，官方隱私政策只寫「保留必要期間」，沒有給固定天數。企業版才有「到期自動刪」的自訂保留，而且要聯絡業務開通。
- Fireflies 是三家裡唯一把「關帳號」寫成明確天數的：關閉帳號後 30 天內刪除相關個資。官方另外聲明，會議內容不會被第三方廠商在處理後留存，也不用於訓練 AI 模型。
- Microsoft Teams 錄影與逐字稿預設 120 天過期，但這個數字你公司可以改，也可以設成永不過期。而且 Copilot 有一種「僅會議期間」模式，開完會什麼都不留，這是三家裡唯一明文提供的「資料不落地」選項。
先把三個被混在一起的問題拆開
不瞞你說，我在讀這三家的官方文件時，最先感受到的不是「哪家保留比較久」，而是這個問題本身就被問錯了。中文網路上搜「AI 會議記錄 資料保留」，多數文章會給你一個籠統的答案，好像每家工具都有一個「保留 N 天」的數字可以比。實際上不是這樣。
把它拆開，其實是三個獨立的問題：
問題一：你主動刪除之後，多久才真的清空？很多工具不是按下刪除就立刻消失，而是先丟進一個垃圾桶，過一段緩衝期才永久刪除。
問題二：你什麼都不做，資料會不會自己過期？有些平台會設一個保留上限，到期自動刪；有些則是帳號活著就一直留著。
問題三：你把整個帳號關掉，資料多久才從伺服器上清乾淨？這是最多人關心、卻最少人查到明確天數的一題。
這三個問題的答案，在 Otter、Fireflies、Microsoft 三家不但天數不同，連「由誰決定」都不一樣。下面這張表先給你全貌，後面再逐家拆。
Otter：消費端垃圾桶 30 天，企業端可自訂但要找業務
先看最多人用的消費方案。Otter 的官方說明頁〈Delete a conversation〉把刪除流程寫得很清楚：當你刪掉一段對話，它會先被移進垃圾桶（Trash）保留 30 天，滿 30 天後，這段對話與所有相關資料才會從伺服器永久刪除。在 30 天內你可以還原，也可以進垃圾桶點「Empty Trash Now」直接永久刪掉，不等那 30 天。官方也特別註明，刪除對話不會把已經計算過的轉錄分鐘數退回你的用量。
但這裡有個關鍵：垃圾桶 30 天講的是「你主動刪除之後」的清除期，不是「你放著不管，資料會保留多久」。後者要看 Otter 的隱私政策，而政策的寫法是這樣的：「Otter.ai stores all Personal Information for as long as necessary to fulfill the purposes set out in this Policy, or for as long as we are required to do so by law or in order to comply with a regulatory obligation.」（為履行政策目的之必要期間，或法律／法規要求的期間內保留。）
換句話說，只要你的帳號還在、你沒去刪，Otter 消費方案沒有給一個「N 天後自動刪」的固定數字。這不是查不到，而是官方就是這樣寫的，保留到「必要」為止。政策裡對刪除的承諾則是明確的：刪除時會採取措施讓個資「irrecoverable or irreproducible」（無法復原或重製），電子檔案會被永久刪除。
想要「到期自動刪」這種行為，Otter 放在企業版（Enterprise Workspace）的自訂資料保留功能裡。官方〈Set a custom Data Retention policy〉說明：管理員可以為整個 Workspace 設定一個保留期，所有對話在建立後達到這個期限就會被自動刪除，最短可設 24 小時，單位可以是天、月或年。刪除工作每天跑一次，官方保證資料會在設定的期限後 48 小時內移除。
這個企業功能還有一個少見的細節：你可以分別對「音訊／影像」和「逐字稿」設不同的保留期。例如音訊 25 天刪、逐字稿留 40 天。但要注意官方的警告：逐字稿一旦被刪，摘要就無法再重新生成，因為重生摘要需要逐字稿。而且透過保留政策刪除的對話不會進垃圾桶，連管理員都無法復原或查看被刪清單。要開通這個功能，得聯絡你的 Otter 帳戶經理，不是自己在設定裡點一點就好。
Fireflies：關帳號 30 天內刪，會議內容第三方零留存
Fireflies 的隱私政策（最後更新 2026-03-06）在「保留多久」這題上，寫得比 Otter 直接。關於一般保留，它說：「We store personal information associated with your account for as long as your account remains active.」也就是帳號還活著，跟帳號綁定的個資就一直保留，這點跟 Otter 消費方案的邏輯類似。
真正的差別在「關帳號」這一題。Fireflies 是三家裡唯一把它寫成明確天數的：「If you close your account, we will delete personal information related to your account within 30 days.」關閉帳號後，相關個資會在 30 天內刪除。如果你在意的是「我不玩了，資料多久會被清掉」，Fireflies 給的是一個你可以拿去對帳的具體承諾，而不是「必要期間」這種開放式說法。
Fireflies 隱私政策裡還有一段值得單獨拉出來看，因為它回答的其實是另一個很多人會混進來問的問題：會議內容會不會外流或被拿去訓練。官方的「零資料保留」聲明寫著，你的會議內容不會：（1）在處理後被任何第三方廠商留存；（2）在服務完成後被任何第三方廠商存取；（3）被用於訓練內部或外部的 AI 模型。這三點講的是「處理過程中經手的第三方」不留存、不看、不拿去訓練。
要特別提醒的是，「第三方不留存」和「Fireflies 自己保留多久」是兩件事，別看到 zero retention 就以為 Fireflies 本身什麼都不存。你的會議紀錄仍然存在你的 Fireflies 帳號裡，跟著帳號的存續而保留；zero data retention 指的是它用來處理你資料的那些外部廠商，不是 Fireflies 平台本身。這也正是本文開頭說的「保留」和「處理」要拆開看的原因。（想深入了解各家「拿不拿你的資料去訓練」，可以參考文末我們另一篇查證。）
Microsoft Teams／Copilot：預設 120 天，但真正決定的人是你公司 IT
如果你的會議記錄是靠 Microsoft Teams 錄影加上 Copilot 摘要，那答案跟前兩家的邏輯完全不同，因為保留多久不是「工具」決定的，是「你的公司租戶（tenant）」設定的。
Microsoft Learn 的〈Manage Teams recording expiration policy〉（更新於 2026-06-11）寫得很明白：Teams 會議錄影與逐字稿有一個「自動過期」設定，預設過期時間是 120 天。這個值是可以改的整數天數，最小 1 天、最大 99999 天，若用 PowerShell 設成 -1 則永不過期。文件另外註明，A1 授權使用者的預設過期上限是 30 天。而且改設定只影響「之後新建立」的錄影，既有的錄影不會被回頭套用新天數。
過期之後資料去哪？官方寫，錄影過期後會被移到儲存位置的「資源回收筒」：非頻道會議存在會議發起人的 OneDrive，頻道會議存在頻道的 SharePoint 網站。而資源回收筒本身也有清除期：如果你用的是個人 Microsoft 帳號的 OneDrive，回收筒內的項目 30 天後自動刪除；如果是公司或學校帳號，則是 93 天後自動刪除（除非管理員改過設定）。也就是說，Teams 的「真正消失」是「過期天數 + 回收筒天數」兩段相加，這點很容易被忽略。
Copilot 這一層則提供了一個前兩家都沒有的選項。Microsoft Learn 的〈Manage Microsoft 365 Copilot in Teams meetings and events〉（更新於 2026-07-09）說明，會議建立者可以把 Copilot 設成兩種模式：「During and after the meeting」（會議中與會議後）或「Only during the meeting」（僅會議期間）。選「僅會議期間」時，官方原文寫「This option relies on speech-to-text audio processing data that isn’t saved after the meeting or event ends.」白話說，它靠的是即時語音轉文字資料，會議一結束就不儲存，事後也叫不回 Copilot 的紀錄。Teams 通話（calls）也有對應的「僅通話期間」模式，行為相同。
這就是為什麼在「開完會什麼都不留」這件事上，只有 Microsoft 能明文做到。至於「During and after」模式，官方說能不能事後存取逐字稿或錄影，取決於你們組織的保留設定（retention settings），而這些設定可以透過 Microsoft Purview 的保留政策與 eDiscovery 進一步管理——換句話說，決定權在你們 IT 手上，不在個別使用者。
你該看哪一套規則？順便講台灣可用性
比完之後你會發現，這題不是選「哪家保留最短」，而是選「你要哪一種控制方式」。這就是關鍵所在——三家把主導權交給了不同的人。
如果你是個人自用、想自己掌控刪除節奏，Otter 消費方案的垃圾桶 30 天機制最直覺，刪錯了還能反悔，真的要清也能立刻 Empty Trash。如果你在意的是「我離開時資料多久會被清乾淨」有沒有明確承諾，Fireflies 寫死的「關帳號 30 天內刪」是最好對帳的。如果你在公司環境、需要合規與可稽核，Microsoft Teams 加上 Purview 的可設定保留期與 eDiscovery 是為這種場景設計的。而如果你要開的是特別敏感、什麼都不想留的會議，Microsoft Copilot 的「僅會議期間」模式是唯一明文保證資料不落地的選項。企業要全體統一「到期自動刪」，則是 Otter 企業版自訂保留的守備範圍。
台灣可用性方面：這三家都是雲端服務，台灣使用者可以直接註冊使用，沒有地區封鎖。介面語言上，Microsoft Teams 有完整的繁體中文介面；Otter 與 Fireflies 的操作介面目前以英文為主。要注意的是，本文比較的是「資料保留與刪除規則」，至於轉錄的繁中準確度、台灣口音辨識好不好，那必須實際聽過才能講，不在本文的查證範圍內；想看語言支援的官方清單比對，可以參考文末的字幕工具那篇。收費幣別方面，Otter 與 Fireflies 以美元計價，Microsoft 則多半併入你所屬的 Microsoft 365 帳單。
常見問題
Q：Otter 刪掉的會議紀錄，多久才真的從伺服器上消失？
官方〈Delete a conversation〉寫明：刪除後會進垃圾桶保留 30 天，滿 30 天永久刪除；30 天內可還原，也可以進垃圾桶按「Empty Trash Now」立即永久刪除。
Q：關掉 Fireflies 帳號，資料多久會被清掉？
Fireflies 隱私政策寫「關閉帳號後 30 天內刪除與帳號相關的個資」。這是三家裡對「關帳號」給出明確天數的一家。
Q：可以開完會什麼都不留嗎？
用 Microsoft Copilot 的「僅會議期間」模式可以。官方說明這個模式靠即時語音轉文字，會議結束後資料不儲存、事後也叫不回。Otter 與 Fireflies 預設都會把紀錄存進你的帳號，需要自己刪。
Q：Microsoft Teams 錄影預設會保留多久？我公司能改嗎？
預設過期時間是 120 天，可由系統管理員在 Teams 系統管理中心調整，範圍是 1 天到 99999 天，或用 PowerShell 設成永不過期（-1）。改動只影響之後新建立的錄影。過期後會移到資源回收筒，回收筒本身還有清除期（個人帳號 30 天、公司或學校帳號 93 天）。
Q：逐字稿刪掉了，AI 摘要還在嗎？
以 Otter 企業版的自訂保留為例，官方明確說逐字稿一旦被刪，摘要就無法再重新生成，因為重生摘要需要逐字稿。所以如果你想保留摘要，就不能把逐字稿的保留期設得比摘要短。
結論
AI 會議記錄工具的資料保留，最容易踩的坑不是「留太久」，而是用一個籠統的「保留 N 天」去想像它，結果忽略了刪除、保留、關帳號其實是三條不同的時間線，而且決定的人各不相同。Otter 把主導權多半交給你自己，Fireflies 給了關帳號的明確承諾，Microsoft 則把它變成公司 IT 可設定的參數，還多給了一個「資料不落地」的選項。搞清楚你屬於哪一種情境，再回去查對應那一家的官方頁面，比看十篇二手比較文更省事。
如果你正在把資料治理這件事一次弄清楚，本站另外幾篇查證也走同一套方法：〈AI 工具會拿你的資料去訓練嗎？ChatGPT、Claude、Gemini 官方規則一次查清楚〉拆的是「訓練用途」這個常被跟「保留」混在一起的問題；〈AI 字幕工具怎麼選？繁中支援與台灣口音的官方語言清單比對〉整理了各家轉錄服務的官方語言支援；付費之後想反悔的，可以看〈AI 訂閱怎麼退款？官網、App Store、Google Play 三種管道一次查清楚〉。
作者：德｜卡關筆記編輯｜發布日：2026-08-08｜更新日：2026-08-08
參考來源
| 內容 | 原始發布者 | 分級 | 查閱日 |
|---|---|---|---|
| Otter 刪除對話流程：垃圾桶 30 天後永久刪除、可立即清空、刪除不退回轉錄分鐘 | Otter Help Center — Delete a conversation | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Otter 一般資料保留「必要期間」寫法、刪除時使個資無法復原並永久刪除 | Otter.ai — Privacy Policy（生效日 2026-06-16） | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Otter 企業版自訂資料保留：管理員設定、最短 24 小時、每日刪除工作、48 小時內移除、音訊與逐字稿可分別設期、逐字稿刪後摘要無法重生 | Otter Help Center — Set a custom Data Retention policy | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Fireflies 保留規則：帳號存續期間保留、關帳號 30 天內刪除、會議內容第三方零留存且不用於訓練 | Fireflies.ai — Privacy Policy（最後更新 2026-03-06） | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Teams 錄影與逐字稿預設 120 天過期、可設 1–99999 天或永不、A1 上限 30 天、過期移入資源回收筒、個人 30 天／公司學校 93 天清除 | Microsoft Learn — Manage Teams recording expiration policy（更新 2026-06-11） | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Copilot in Teams 會議「僅會議期間」模式：語音轉文字資料開完即不儲存、事後無法存取 | Microsoft Learn — Manage Microsoft 365 Copilot in Teams meetings and events（更新 2026-07-09） | 🟢 官方 | 2026-08-08 |
| Copilot in Teams 通話「僅通話期間」模式：資料不儲存；「會議後」存取取決於組織保留設定 | Microsoft Learn — Manage Microsoft 365 Copilot in Teams calls（更新 2026-05-15） | 🟢 官方 | 2026-08-08 |